Les conférences sont un excellent moyen pour les gens d'entrer en contact les uns avec les autres. Ils constituent également un bon moyen de se renseigner sur les derniers développements dans un secteur. Mais ils peuvent être difficiles à organiser et à gérer.
Cet article vous propose un cours accéléré sur la manière de les gérer. Ainsi, vous ne partirez pas du mauvais pied. On est sur le point de découvrir comment...
1. Pourquoi organisez-vous une conférence ?
Les conférences abordent un sujet d'intérêt spécifique pour les participants. Il doit y avoir un fil conducteur entre les intervenants, les sponsors et les participants. Identifiez un thème pour la conférence et concentrez vos efforts sur sa gestion. En savoir plus sur la façon de choisir un thème.
2. À qui s'adresse la conférence ?
Les personnes les plus importantes de votre conférence sont les participants. Tout ce que vous faites doit être motivé par ce qui leur donnera envie de venir.
Pensez à ce qui suit :
Découvrez pourquoi votre public cible est important.
3. Création d'une ligne de temps
Fixez une date provisoire pour votre conférence. Vous devrez très probablement l'ajuster une fois que vous aurez discuté avec les lieux et les intervenants. Mais fixer une date vous aidera à créer un calendrier pour ce qui doit se passer et quand. Utilisez cet exemple de calendrier de conférence pour vous inspirer.
4. Fixez un budget
Le budget de votre conférence déterminera la taille de l'événement. Tout comme votre calendrier, le budget de la conférence doit initialement être provisoire. Vous pourrez le revoir une fois que vous aurez parlé aux sponsors et commencé à recruter des délégués. Utilisez ce formulaire de budget de conférence pour commencer.
5. Créer une équipe
L'organisation d'une conférence demande beaucoup de travail, vous aurez donc besoin d'une équipe pour vous soutenir. Certaines des personnes dont vous aurez besoin sont. Apprenez-en davantage sur la façon de structurer les sous-équipés.
6. Recrutement de conférenciers
Créez une liste de souhaits de vos intervenants et rédigez votre proposition.
Réfléchissez à ces points :
Trouver les bons orateurs est l'une des parties les plus difficiles de la gestion d'une conférence. C'est pourquoi il est bon d'inclure les dépenses liées aux enceintes dans votre budget.
7. Sécuriser les sponsors
Les sponsors sont un atout majeur pour votre conférence car ils vous donneront de la crédibilité. Plus important encore, ils contribueront à financer l'événement. Votre équipe de vente doit être à l'affût des entreprises intéressées par la vente aux participants à la conférence. Préparez quelques paquets de parrainage à vendre. Inspirez-vous de ces formules de parrainage de conférence.
8. Trouver un emplacement
L'emplacement doit être attrayant, mais surtout, il doit être adapté aux besoins. Lorsque vous commencez à le chercher, vous devez vous poser les questions suivantes : Trouvez de l'inspiration dans cette liste complète de villes disposant de salles de conférence.
9. Créer des opportunités de mise en réseau
Les conférences sont un excellent moyen pour les participants d'apprendre des orateurs. Mais ils seront également intéressés par le réseautage personnel. Mais ils seront également intéressés par le réseautage personnel.
Vous devriez réserver quelques salles de réunion pour les sessions individuelles entre les participants à la conférence. Vous pouvez également organiser un événement de speed-networking pendant la conférence.
10. Location d'équipements techniques
Si la location de votre salle ne comprend pas d'équipement technique, vous devrez trouver un fournisseur. Assurez-vous que vous avez couvert les aspects suivants : Commencez par jeter un coup d'œil aux 20 meilleurs fournisseurs de matériel audio-vidéo du Royaume-Uni.
11. Trouver un prestataire de services de restauration
La nourriture et les boissons peuvent ne pas être incluses dans la location du lieu, il est donc important d'évaluer la restauration. N'oubliez pas de tenir compte des restrictions alimentaires lorsque vous décidez du menu. Jetez un coup d'œil à ces 8 meilleures sociétés de restauration de conférence pour vous inspirer.
12. Veillez à ce que les participants aient la possibilité de rester dans la région.
De nombreuses conférences s'étendent sur plusieurs jours, vous devrez donc vous assurer que les participants ont un endroit où loger. Des sites web comme HireSpace vous fourniront une liste de lieux de conférence avec des hébergements à proximité.
13. Trouvez un service d'impression pour créer des supports de marketing
Votre conférence aura besoin de bannières, d'affiches, de dépliants et d'autres matériels de marketing. Plus important encore, les participants auront besoin d'un ordre du jour pour la conférence.
14. Soyez présent sur les médias sociaux
LinkedIn est un allié précieux en matière de conférence. Mais cela ne signifie pas que vous devez négliger toutes les autres plateformes. Voici quelques idées pour dynamiser votre conférence sur les médias sociaux :
Les médias sociaux sont un outil de promotion gratuit dont vous ne pourrez plus vous passer. Mais vous devez également considérer toute promotion payante comme faisant partie de vos efforts de marketing.
15. Se doter d'un système de gestion des conférences
Un système de gestion de conférence est toujours nécessaire car il permet de gagner du temps. Il est également utile pour la gestion des billets et des inscriptions. Il sera d'autant plus utile s'il est facile à mettre en place et gratuit à utiliser. Jetez un coup d'œil au système de gestion des conférences de Billetto.
N'oubliez pas de faire un suivi
Vous connaissez maintenant les bases de l'organisation d'une conférence. (Si vous voulez en savoir plus, lisez cet article sur l'organisation d'une conférence). Avec une planification et une gestion appropriées, ce sera une réussite éclatante. Mais une fois que tout est dit et fait, vous devez vous souvenir de faire un suivi.
Obtenez un maximum de commentaires de la part des intervenants, des sponsors, de votre équipe et des participants. Il vous sera très utile pour planifier votre prochaine conférence. Envoyez un courriel de remerciement pour leur faire savoir que vous appréciez leur participation et leur soutien.
Bonne chance avec votre conférence !