Trouver le bon endroit n'est pas facile. Chaque événement a des exigences uniques.
Le choix d'un lieu suffisamment grand (et disponible) peut s'avérer délicat. Jetez un coup d'œil à certaines des questions que vous devez vous poser en tant qu'organisateur d'événements et voyez à quel point ce processus peut être difficile.
Le lieu dispose-t-il de la bonne configuration technique ? Est-il facile à atteindre ? Inclut-il le personnel ? Dois-je apporter du matériel ? C'est facile de paniquer avec toutes ces choses auxquelles il faut penser pour
planifier et organiser un évènement. Nos conseils vous faciliteront la vie.
Il y a deux aspects à prendre en compte :
Trouver un emplacement en général
Que devez-vous faire pour trouver le bon endroit ? Par où commencer ? Commençons.
1. Commencez tôt
C'est vraiment essentiel. Le lieu d'un événement populaire peut être réservé des mois ou des années à l'avance. En outre, il est plus facile de recruter des présentateurs, des vendeurs et des artistes si vous vous y prenez tôt.
Plus vous vous y prenez tôt, plus vous avez de chances de trouver le bon endroit... et moins ce processus sera stressant.
2. Travailler à la définition des critères
Imaginez que vous vous rendiez chez un vendeur de voitures sans tenir compte du nombre de kilomètres par gallon ou du nombre de sièges dont vous avez besoin. Ce serait de la folie. Vous devez être aussi bien préparé que possible.
Cela vaut également pour la recherche d'un emplacement. Vous devez créer une liste de critères. Cela doit inclure la capacité et les installations de sécurité, la distance aux services de transport public et le personnel.
Pour poursuivre la métaphore, veillez à ne pas acheter une voiture de sport lorsque vous avez besoin d'un véhicule familial.
Conseil : pour obtenir une liste d'éléments à prendre en considération, jetez un coup d'œil à "13 éléments importants à prendre en compte lors du choix du lieu de votre événement".
3. Définir un budget
Il est important de fixer un budget pour tout ce que vous décidez de faire dans votre vie ou dans votre entreprise. Il fait partie de vos critères, mais il mérite sa propre section. Non seulement vous devez fixer un budget pour la location de la salle, mais vous devez également tenir compte de la sécurité, du personnel et des licences.
4. Créez une petite liste et contactez les sites
Il peut sembler tentant de trouver un lieu qui semble approprié et de le louer. Cela signifierait moins d'heures de discussion et d'évaluation, mais aussi se contenter du minimum.
Il est difficile de trouver un seul emplacement, il est donc préférable de trouver plusieurs emplacements et de les évaluer pour déterminer le meilleur.
Après avoir choisi quelques sites qui répondent à vos critères, contactez-les.
Il faut qu'ils soient intéressés par votre événement. Pour cette raison, le lieu peut également vous aider à organiser des promotions et à recruter du personnel. En discutant, vous pouvez également voir si un équipement ou autre est proposé.
Un établissement qui comprend vos besoins et qui est prêt à vous aider vous épargnera beaucoup de stress.
5. Visitez-les
C'est un must : ne louez pas un lieu sans le visiter au préalable. Une visite peut soit confirmer, soit changer votre avis. Et s'il n'y a pas de parking, si le personnel est impoli ou si l'équipement est cassé ? Il est préférable d'éviter tout cela.
Les visites peuvent prendre beaucoup de temps, mais elles sont le seul moyen de savoir si le lieu convient à votre événement. Vos premières impressions sont importantes.
Outils de recherche de sites (et comment les utiliser)
Il existe de nombreux outils qui peuvent vous aider à trouver des lieux. Certains sont plus évidents que d'autres. Les outils ci-dessous devraient faire partie de votre arsenal de recherche de lieux.
1ère Tagvenue
Tagvenue est un outil formidable pour tous les types de lieux. Ils disposent d'une base de données pour le Royaume-Uni et l'Australie qui vous permet de rechercher plus de 5 000 lieux.
Leur outil de recherche vous permet de saisir le type d'événement, le nombre d'invités et le lieu pour obtenir les résultats les plus appropriés. Par exemple, si vous organisez un concert de musique en direct pour 200 invités à Manchester, entrez ces critères pour obtenir une petite liste de résultats.
Vous pouvez également filtrer vos résultats. Associez les filtres à vos critères. Vous pouvez effectuer des recherches en spécifiant l'équipement A/V, les licences d'alcool, la sécurité et plus encore.
Par ailleurs, Venue Scanner est un autre site très similaire. Si vous ne trouvez pas de résultats dans votre région, essayez leur base de données.
2. Sites d'annonces d'événements
Les sites de listes d'événements vous permettent de trouver de nombreux événements existants. Il n'y a rien de mal à s'inspirer d'autres événements.
Pour tirer parti de ces listes, recherchez des événements similaires dans la même région. (Vous pouvez filtrer les résultats sur tous ces sites).
Vous trouverez immédiatement les lieux qui ont été choisis pour des événements similaires. Vous pouvez ensuite créer une liste de lieux à rechercher.
Cette technique demande un peu de travail. Mais il vous garantit de trouver des lieux actifs dans votre domaine de prédilection.
3. Moteurs de recherche
Nous ne parlons pas seulement de Google ici, mais pour être clair : Google est ce à quoi vous avez pensé.
Les organisateurs d'événements entretiennent une relation d'amour et de haine avec Google. Et c'est compréhensible.
C'est toujours la meilleure façon de faire des recherches. Parmi les lieux concernés. Vous pouvez obtenir des centaines de résultats avec seulement quelques mots clés, mais cela pourrait rendre votre travail plus pénible.
Une recherche comme "salle de concert à Birmingham" et "salle de conférence à Southampton" génère de nombreuses pages à parcourir.
Malheureusement, les emplacements que vous trouvez ne sont pas filtrés. Vous devrez faire un peu de travail pour déterminer lesquels sont adaptés.
Google ne garantit pas que les emplacements que vous trouvez sont actifs. Vous trouverez peut-être des sites fermés depuis des mois.
Conseil : pour améliorer vos recherches sur Google, consultez les "astuces de recherche Google qui vous faciliteront la vie".
Autres considérations
Vous savez maintenant comment créer une petite liste de lieux et où rechercher des espaces pour votre événement. Voici quelques autres considérations.
1. Tenir compte de l'audience
Un lieu peut sembler parfait sur le papier, mais ne pas convenir à votre public. Vous voulez organiser un concert de métal ? Ne louez pas de salle pour de la musique classique. Vous organisez un événement pour des entreprises prospères ? Privilégiez l'exclusivité. Tenez compte des attentes de votre public.
2. Remplir les espaces vides
Si vous pensez qu'il y aura 100 participants et que vous trouvez une salle de 500 places qui correspond à votre budget, pensez à une salle plus petite. Cela peut sembler évident (et il est bon d'avoir un peu d'espace libre), mais un grand site donnera l'impression que vous avez moins d'invités qui se promènent autour de votre événement.
3. Attractions, vendeurs et autres services
Vous souhaitez un service de traiteur pour votre événement ? Avez-vous besoin de chaises et de tables ou s'agit-il d'un buffet debout ? La sécurité est-elle assurée par le lieu de l'événement ? Déterminez ce qui est offert dès le départ pour éviter les problèmes ultérieurs.
Conseil : Add to event est un excellent site pour trouver des vendeurs si vous devez fournir des services.
Recherchez des lieux dès aujourd'hui
Grâce à ces conseils, vous pouvez créer une liste d'options et commencer à les passer au crible. Soyez intelligent et établissez vos besoins à l'avance pour gagner du temps et éviter le stress.
Après avoir trouvé le bon lieu, lisez ces conseils d'organisation d'événements pour planifier un événement réussi. Bonne recherche !