Comment planifier et organiser votre événement ?

Publié le : 24 mars 20237 mins de lecture

Organiser un événement demande du temps et des compétences.

La planification d’un événement nécessite une préparation minutieuse. Qu’il s’agisse d’un grand congrès, d’un séminaire plus modeste ou d’une conférence, la planification, l’organisation et la réalisation doivent se faire avec sang-froid. Un événement mal organisé donne une image négative de l’organisateur et du client.

Démarrer la planification de l’événement

Si vous êtes sur le point d’organiser un événement, vous devez d’abord vous demander si vous allez vous charger seul de l’organisation ou si vous allez faire appel à un technologue d’évènements ou à une agence événementielle. Un expert peut parfois vous donner des conseils utiles et des idées créatives. L’organisation d’un événement par vous-même peut sembler économique au premier abord, mais peut s’avérer être une mauvaise décision économique au final. Si vous souhaitez travailler avec des professionnels, demandez des références ou renseignez-vous sur leurs antécédents professionnels. L’étape suivante consiste à former un comité de planification. Les personnes doivent être fiables, flexibles, responsables et capables de travailler en équipe. Si vous ne faites appel qu’à du personnel interne pour la planification, vous devez commencer par répartir les différentes responsabilités. En revanche, si vous faites appel à des professionnels externes, il faut d’abord générer une demande de devis avec les informations essentielles sur l’événement (nombre de participants, groupe cible, etc.).

Budget

La première chose à faire est de définir le budget. La planification de celui-ci comprend les coûts prévus, les sources de revenus et les bénéfices prévus. De nombreuses entreprises ont recours à ce que l’on appelle le budget fixe. Mais l’objectif peut aussi être que l’événement génère des bénéfices sous forme de frais d’inscription, de billets d’entrée, de sponsors, de merchandising, etc. Si votre planification n’est pas axée sur le profit, vous devez déterminer dès le départ quels coûts seront supportés par le client et quels coûts seront supportés par les participants. Lorsque vous calculez les coûts, n’oubliez pas que vous devez souscrire une assurance. Une couverture d’assurance vous protège des risques potentiels. Réservez environ 20 % du montant calculé pour les dépenses imprévues.

Lieu de l’événement

Trouver le l’espace idéal de l’événement est également déterminant pour l’établissement des coûts. La décision est généralement prise par la direction ou le client. Il est essentiel de s’adapter aux besoins du groupe cible. Les visiteurs ne doivent pas avoir de difficultés à se rendre à l’événement par les transports en commun. Pour les personnes qui ne sont pas originaires de la région, il est très utile d’indiquer l’itinéraire ou la description des transports sur les invitations. Il est également possible d’inclure une option de réservation pour un hôtel à proximité. Les possibilités de parking doivent également être mentionnées. Pour que les visiteurs puissent s’orienter, il est conseillé d’indiquer le lieu de l’événement le jour de l’événement.

Les locaux et la restauration

La restauration peut être fournie par des prestataires externes, et l’option d’engager les services d’un traiteur est souvent la meilleure..

L’acoustique et l’éclairage doivent être vérifiés au préalable. Un employé de l’agence de location de salles ou d’installations doit être présent le jour de l’événement afin de pouvoir aider en cas de problème. Gardez le numéro du concierge à portée de main. Toutefois, ne comptez pas exclusivement sur d’autres personnes. Il peut être très utile de disposer d’alternatives techniques (microphone de rechange, etc.).

En ce qui concerne la nourriture et les boissons, vous devez vérifier à l’avance les conditions gastronomiques du lieu de réunion que vous avez choisi. Si elles ne répondent pas à vos besoins, vous aurez ainsi le temps de faire appel à un prestataire externe.

Planification des dates

Pour les grands événements, il est recommandé de réserver un groupe de musique.

Il est important pour la réussite de l’événement de planifier à long terme. Prévoyez également des périodes telles que les vacances scolaires ou les ponts. Il est essentiel de définir un délai réaliste pour l’organisation de l’événement. En général, l’organisation d’un grand événement nécessite jusqu’à un an de préparation :

Par exemple, pour une conférence de deux à trois jours et environ 200 participants, comptez 250 heures de travail, soit six semaines de travail. Avant le début de l’événement, il faut compter trois jours de travail de 18 heures chacun.

N’oubliez pas que vous devrez faire appel à différents orateurs et musiciens, pour lesquels il est indispensable d’être informé à l’avance : les obligations professionnelles des participants ou les autres événements en cours sont autant de facteurs à prendre en compte ! Pensez également à engager des photographes professionnels (en fonction de l’événement) pour documenter l’événement. Et n’oubliez pas de prévoir les petits cadeaux comme des sacs personnalisés à offrir pendant l’évènement.

Les invitations

L’invitation doit se distinguer par quelque chose de spécial – mais attention, ici aussi, moins on en fait, mieux c’est. Une touche de créativité ne peut toutefois pas faire de mal. L’enveloppe doit être accompagnée d’une carte-réponse. L’expéditeur et la confirmation de participation doivent figurer sur la même page. Il est également important d’indiquer le numéro de fax, le numéro de téléphone et l’adresse électronique du responsable de l’organisation en cas de questions.

Détails

La planification détaillée ne doit pas être sous-estimée. Pour un déroulement précis et donc réussi de l’événement, il n’est pas inutile de préparer un « livre de régie » dans lequel vous consignez minutieusement le planning de la journée. Notez-y également les numéros de téléphone nécessaires de toutes les personnes concernées (coorganisateurs, loueurs, intervenants, etc.). Pour éviter de devoir gérer une crise la veille, il est utile de planifier à l’avance – prévoyez toutes les éventualités !

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