Technologue d’événements : Pourquoi vous en avez besoin et comment en trouver un ?

Publié le : 24 mars 20238 mins de lecture

Le travail d’un organisateur d’événements ne s’arrête jamais. Après avoir choisi un thème, trouvé un lieu, défini un budget et réfléchi à un plan de marketing, il faut encore penser à la technologie. Et c’est là que le travail avec un technologue sera utile. Découvrez quelques conseils pour vous aider à trouver celui ou celle qui vous aidera dans l’organisation de l’évènement.

Qu’est-ce qu’un technologue de l’événementiel ?

Si vous suivez de près les derniers développements dans le secteur de l’événementiel, vous savez que de nombreuses nouvelles technologies sont à la disposition des organisateurs d’événements.

Mais il y a un gros problème : seuls 1/5 des organisateurs d’événements savent vraiment comment les utiliser.

Et c’est là qu’un technologue entre en jeu.

Le rôle en est encore à ses débuts et n’existe que depuis quelques années. Il est donc difficile de fournir une définition claire des fonctions et des responsabilités.

Les premiers techniciens devaient s’occuper des applications et du réseau. Aujourd’hui, ces responsabilités se sont élargies pour inclure l’analyse des données et des événements tels que la réalité virtuelle et augmentée.

Cela est logique dans le contexte des technologies événementielles émergentes telles que l’intelligence artificielle, les événements hybrides et l’automatisation.

Pourquoi devriez-vous engager un technologue ?

Même si vous vous considérez comme un organisateur d’événements plutôt doué pour la technologie, l’embauche d’un technologue peut toujours vous apporter des avantages.

1. Connaissances spécialisées

Si vous voulez traiter avec la direction, alors le technologue est votre informaticien. Il ou elle se spécialise dans des domaines technologiques que vous n’avez probablement pas le temps ou l’envie d’approfondir.

2. Amélioration de l’analyse des données

Un technologue peut vous dire comment collecter des données révélatrices, vous montrer comment les analyser et vous conseiller sur la manière d’y donner suite. Vous obtiendrez ainsi un meilleur retour sur investissement.

3. Réduction de la charge de travail

Avec seulement 24 heures dans une journée, 25 si vous exagérez, vous aurez besoin de toute l’aide possible. Un technologue peut s’occuper de tous les aspects techniques de votre événement et de votre équipe.

4. Recherche de fournisseurs

Si vous ne savez pas de quelles technologies vous avez besoin, il est difficile de trouver un fournisseur qui vous les vendra. Un technologue saura exactement ce dont vous avez besoin et pourra rechercher des fournisseurs.

Quels types d’événements peuvent bénéficier d’un technologue ?

Tous les événements n’ont pas besoin d’un technologue. Un technologue n’est nécessaire que s’il y a beaucoup de technologies ou beaucoup de participants.

Les événements de moindre envergure, tels que les dîners privés, les événements communautaires locaux, les mariages, les cours de yoga et les événements universitaires gérés par les organisateurs, ne nécessitent généralement pas d’applications et d’équipements miracles. De plus, il n’y a pas beaucoup d’invités à suivre.

Cependant, à partir d’un certain nombre, cela change.

Les conférences d’affaires, les festivals de musique et les représentations théâtrales rassemblent généralement un grand nombre de participants et beaucoup d’équipements techniques. C’est là que vous avez besoin d’un technologue.

Les éléments à prendre en compte avant d’engager un technologue

Si vous pensez qu’un technologue pourrait être un bon atout pour votre événement, il est temps de chercher un candidat. Voici quelques conseils.

1. Interne vs. externe

La première chose à considérer est de savoir s’il faut embaucher un technologue en interne ou faire appel à un freelance. Les indépendants ne sont bons que si vous avez besoin que le candidat travaille pour vous de manière ponctuelle, ou pour une petite partie d’un événement récurrent.

Les technologues internes comprennent les objectifs et la culture de votre entreprise. Cela rend le travail extrêmement facile. Ils seront plus à même de vous conseiller sur les logiciels à choisir, les fournisseurs et les membres du personnel à utiliser. Plus important encore, les données que vous collectez et analysez seront également entre des mains plus sûres.

Les freelances nécessitent moins d’investissement de votre part, puisque vous n’aurez pas à payer pour un employé à temps plein. Les agences spécialisées dans les technologies événementielles seront également en mesure d’apporter beaucoup plus de connaissances qu’une seule personne. Enfin, les agences ont généralement de bonnes relations avec les vendeurs et les fournisseurs de logiciels.

2. Stratégie technologique

Il est bon de définir une stratégie pour la technologie de votre événement avant même d’évaluer un candidat potentiel. Dressez une liste des applications et des équipements dont vous pensez avoir besoin, ainsi que des données que vous souhaitez recueillir. Ainsi, vous saurez ce que vous cherchez.

3. Personnalité

Il est bon de décrire le type de personne que vous aimeriez avoir dans votre équipe. Vous avez besoin d’une personne qui a le sens de l’analyse et du détail ? Ou avez-vous besoin d’une personne capable d’équilibrer le côté technique et le côté gestion des personnes ?

4. Tâches non pertinentes

Il est important de reconnaître qu’un technologue n’est pas nécessaire pour résoudre tous les problèmes technologiques. Si vous lui demandez d’installer une application pour vous ou de formater votre ordinateur, c’est une perte de temps et d’argent. Déléguez ces tâches à un informaticien local.

5. Références et résultats

Lors de l’entretien, veillez à demander des références. Ainsi, vous saurez bien ou mal ce que c’est que de travailler avec eux. Vous devriez également demander un compte rendu de leurs réalisations, par exemple une étude de cas décrivant le problème et la solution.

Où peut-on trouver un technologue ?

Il s’agit d’un rôle assez nouveau, et vous aurez peut-être du mal à trouver des sites qui proposent de tels profils. Mais si vous ne connaissez personne qui puisse vous présenter un candidat, il existe encore des sites que vous pouvez utiliser.

Vous pouvez commencer par publier l’offre sur un site de petites annonces liées au secteur de l’événementiel.

Si cela ne fonctionne pas, vous pouvez placer votre annonce sur des sites plus généralistes,

Plus de difficultés techniques.

Vous ne pouvez pas le contourner : l’avenir est là. Si vous organisez des événements de grande envergure et que vous ne pensez pas être doué pour la technologie, vous aurez besoin d’un technologue. Une fois que vous aurez trouvé la bonne personne, vous serez heureux d’avoir investi dans ce projet.